仕事ができる人のタスク管理

仕事をもっと効率よく済ませるために必要な事

合理的に仕事が出来ればもっと確実にしっかりと終わらせることができる、それはわかっていてもどんなふうに合理的にしていけばいいのかわからないから、仕事はつまらない、時間がかかる、面倒くさい・・・という事になってしまうのです。
仕事が早く終わる、これは仕事がただ単純だからという事ではなく、面倒で難しい仕事でもやり方をしっかり考えれば、最短で終わらせることができるという意味です。

効率よく仕事を修了させるために何が必要なのか、そこにはタスク管理が必要だと考え得る事が出来ます。
まずは仕事の効率を下げる事は何か、そこから考えてみましょう。

仕事が進まない、効率が下がる理由

仕事が効率よくいかない理由、そこには理由があります。
まずなぜ仕事する必要があるのか?その目的が明確になっていないことが理由となります。

仕事を最終的に成果にするためには成果という目的に向かって仕事する必要がありますが、目的が明確になっていないと、意味なく仕事していることになり効率が上がりません。

次に何をすればいいのかわからずに仕事をしている場合です。
自分が何をすればいいのか、そのやる事がわかっていない状態で、人に「次は何をすればいい?」と聞きながら行動すれば、効率が上がる訳がありません。

最後に、仕事の途中で何か割り込んでくること、これがあると仕事は先に進みません。
仕事の途中で余計な仕事が入る、あれもこれもしなければならない・・・と考えてしまうと、気が散って仕事の効率も悪くなります。

こうした効率が下がる理由を考えてみると、目的を明確にすること、しなければならないことを整理しスケジュールすること、そして最後に見直しをおこなうこと、これをしっかり考えていくことが仕事の効率を向上させると考える事が出来ます。

タスク管理を考えるとやる事が見えてくる

タスク管理を習慣にすることで、効率のいい仕事をいつでもできるようになります。
最初にやる事は、やるべき仕事を書きだすという作業です。
自分が今行っている仕事を全部、何でもいいので書き出します。

書きだすことで頭の中を整理する事が出来、もやもやと次にやる事は何か?と考えていた自分の頭の中がすっきり整理されます。

書きだすときにはメールなど確認し、本当にやらなければならないことがないかどうか、もう一回確認することが必要です。
やるべきことは仕事以外、資格取得や講習参加など、しておくべきことなどもすべて書き出します。

次にメモの中で短い時間、1分、2分でできる事はその場で終わらせます。
取引先へのメール、電話でのあいさつ、どこかに返却するものなどがあれば返却する、今で切る事はすぐ終わらせます。

次に期限が必要ないと思うも以外に期限を付けてスケジュールします。
期限があるけれど最終的にいつ終わる事が出来るのか?とわからないものについても期限を一応つけておきます。
最終的な長期目標については次に何を行うのかをはっきりさせておきます。

こうして期限付きなどを振り分けたものを自分のスケジュールとして表にする、またスケジュール帳に記載します。

このスケジュールについては週に1回、じっくり見直します。
こうすることで、週に1回、何か付け加える必要があるスケジュールを入れることもできますし、やるべきことが終わっていることにも気が付き、モチベーションアップにつながるのです。